Recebo encomendas e faturas por email ou WhatsApp e alguém as passa à mão para o ERP. É possível automatizar?
Sim. A inteligência artificial consegue ler cada email, mensagem ou fatura, mesmo que cada cliente ou fornecedor use um formato diferente, e extrair os dados. Antes de chegarem ao seu ERP, um software determinista verifica-os com as suas regras de negócio. O que não bate certo ou precisa de autorização é revisto por uma pessoa.
Sinais de que isto lhe acontece
- Alguém passa parte do dia a escrever encomendas que já chegaram por escrito.
- As faturas de fornecedores são verificadas e registadas à mão, uma a uma.
- Cada cliente encomenda à sua maneira: um email, um PDF, uma fotografia, uma mensagem de WhatsApp.
- Os erros descobrem-se tarde: quando a encomenda sai mal ou a fatura não bate certo.
Como o abordamos
A IA encarrega-se de entender: lê o documento e identifica o cliente ou o fornecedor, os produtos, as quantidades e os valores. Interpreta bem formatos diferentes, mas pode enganar-se.
Por isso não atua sozinha. Um software determinista verifica os dados (que o cliente existe, que os valores batem certo, que o produto está no catálogo) e aplica as suas regras antes de registar o que quer que seja. O que não pode ser verificado passa para uma pessoa.
O que ter em conta
Decide onde os dados são processados: nas suas instalações, em servidores europeus ou num ambiente híbrido. Para tarefas como classificar ou extrair informação existem modelos pequenos que podem funcionar na sua própria infraestrutura.
Todas as operações ficam registadas, e a sua equipa pode rever e corrigir o que for preciso.
Por onde começar
Costuma ser útil começar por um único tipo de documento, o que mais tempo vos tira, e alargar depois. Conte-nos como vos chega hoje e para que sistema tem de ir.
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