Me llegan pedidos y facturas por correo o WhatsApp y alguien los pasa a mano al ERP. ¿Se puede automatizar?
Sí. La inteligencia artificial puede leer cada correo, mensaje o factura aunque cada cliente o proveedor use un formato distinto, y extraer los datos. Antes de que lleguen a tu ERP, un software determinista los comprueba con tus reglas de negocio. Lo que no cuadra o necesita autorización lo revisa una persona.
Señales de que te pasa
- Alguien dedica parte del día a teclear pedidos que ya llegaron escritos.
- Las facturas de proveedores se revisan y se registran a mano, una a una.
- Cada cliente pide a su manera: un correo, un PDF, una foto, un mensaje de WhatsApp.
- Los errores se descubren tarde: cuando el pedido sale mal o la factura no cuadra.
Cómo lo abordamos
La IA se encarga de entender: lee el documento e identifica al cliente o al proveedor, los productos, las cantidades y los importes. Interpreta bien formatos distintos, pero puede equivocarse.
Por eso no actúa sola. Un software determinista comprueba los datos (que el cliente exista, que los importes cuadren, que el producto esté en catálogo) y aplica tus reglas antes de registrar nada. Lo que no puede verificarse pasa a una persona.
Qué tener en cuenta
Tú decides dónde se procesan los datos: en tus instalaciones, en servidores europeos o en un entorno híbrido. Para tareas como clasificar o extraer información existen modelos pequeños que pueden funcionar en tu propia infraestructura.
Todas las operaciones quedan registradas, y tu equipo puede revisar y corregir lo que haga falta.
Por dónde empezar
Suele ser útil empezar por un solo tipo de documento, el que más tiempo os quita, y ampliar después. Cuéntanos cómo os llega hoy y a qué sistema tiene que ir.
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